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Diferencia entre revisiones de «Limpieza de correo»

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* Por último, de cara al futuro, podemos habitar 'Cultivo', la plataforma [[:Categoría:Nextcloud]] de archivos y carpetas compartidas. Podemos configurar un complemento de [[Thunderbird]] para que, cuando un adjunto es superior a, ponle que 1 o 2mb, se suba directamente a Nextcloud y así no se queda guardado en el correo. Suele ser más fácil gestionar nuestros archivos desde Nextcloud que desde el buzón de entrada. Ojo, eso no significa que no hagas limpieza y tomes consciencia de la cantidad de archivos que hay en Nextcloud. Más adelante explicaremos cómo hacer esto.
 
* Por último, de cara al futuro, podemos habitar 'Cultivo', la plataforma [[:Categoría:Nextcloud]] de archivos y carpetas compartidas. Podemos configurar un complemento de [[Thunderbird]] para que, cuando un adjunto es superior a, ponle que 1 o 2mb, se suba directamente a Nextcloud y así no se queda guardado en el correo. Suele ser más fácil gestionar nuestros archivos desde Nextcloud que desde el buzón de entrada. Ojo, eso no significa que no hagas limpieza y tomes consciencia de la cantidad de archivos que hay en Nextcloud. Más adelante explicaremos cómo hacer esto.
  
== Primero, evaluamos: ¿Cuántos adjuntos tengo? ==
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== ¿Cuántos adjuntos tengo? ==
  
 
Desde [[Thunderbird]], voy a incluir -si no está aún- la columna de adjuntos en mi buzón de entrada y voy a ordenar los correos por adjuntos.
 
Desde [[Thunderbird]], voy a incluir -si no está aún- la columna de adjuntos en mi buzón de entrada y voy a ordenar los correos por adjuntos.
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== Separar adjuntos: guardar localmente los adjuntos y eliminarlos de los correos remotos ==
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== Separar adjuntos ==
  
 
Mis correos seguirán estando accesibles remotamente, es decir, desde diferentes dispositivos (eso es el sentido de mantener tus correos en el servidor en vez de descargarlos localmente y ya eliminarlos desde el servidor), pero los adjuntos sólo serán accesibles desde el dispositivo donde los guardé localmente. El 'separar adjuntos' básicamente cambia el enlace del adjunto: antes estaba vinculado con un archivo guardado en el servidor y ahora lo vincula con el archivo local.
 
Mis correos seguirán estando accesibles remotamente, es decir, desde diferentes dispositivos (eso es el sentido de mantener tus correos en el servidor en vez de descargarlos localmente y ya eliminarlos desde el servidor), pero los adjuntos sólo serán accesibles desde el dispositivo donde los guardé localmente. El 'separar adjuntos' básicamente cambia el enlace del adjunto: antes estaba vinculado con un archivo guardado en el servidor y ahora lo vincula con el archivo local.

Revisión del 12:29 21 dic 2018


Muchas veces acumulamos correos electrónicos viejos con la esperanza de necesitarlos alguna vez. Sin embargo, al permanecer en la bandeja de entrada, vuelven lo más actual difícil de encontrar, el cliente de correo se vuelve lento y pesado... es como tener el escritorio lleno de papeles y papelitos.

Los archivos ocupan lugar físico en esas computadoras-servidorxs ronreantes 24/7. Están constantemente gastando electricidad y, por ende, generando una huella en nuestra tierra, perpetuando un sistema de explotación y expolio de territorios y muchas otras dinámicas de consumo capitalista.

En este artículo rescatamos algunos métodos para desarrollar nuestra permacultura digital: aprovechar los recursos que tenemos de una manera más despierta y sensible.

Hay varias vías que no son excluyentes:

  • Primero, al igual que una limpieza de casa, quizás haya por ahí cosas que ya mejor tirar. Lo que ya no vas a necesitar más, sácalas de encima.
  • Segundo, si lo sigues necesitando o piensas que lo vas a necesitar en el futuro, ¿vas a querer acceder a él en diferentes dispositivos? ¿por tus protocolos de cuidados digitales, es mejor que no lo tengas guardado en tu dispositivo? Entonces lo necesitas guardar en el servidor. En caso contrario, lo puedes guardar localmente y sacar del servidor.
  • En este último panorama, ¿quieres guardar solo el adjunto y mantener un registro del correo -generalmente los correos en si, al menos que tengan imágenes emebedidas con HTML- son livianos; lo que pesan son los adjutnos. Véase más adelante cómo se hace esto.
  • ¿O quieres guardar el correo y el adjunto y ya sacarlo totalmente del servidor? En este caso vamos a archivar. Véase más adelante cómo se hace.
  • Por último, de cara al futuro, podemos habitar 'Cultivo', la plataforma Categoría:Nextcloud de archivos y carpetas compartidas. Podemos configurar un complemento de Thunderbird para que, cuando un adjunto es superior a, ponle que 1 o 2mb, se suba directamente a Nextcloud y así no se queda guardado en el correo. Suele ser más fácil gestionar nuestros archivos desde Nextcloud que desde el buzón de entrada. Ojo, eso no significa que no hagas limpieza y tomes consciencia de la cantidad de archivos que hay en Nextcloud. Más adelante explicaremos cómo hacer esto.

¿Cuántos adjuntos tengo?

Desde Thunderbird, voy a incluir -si no está aún- la columna de adjuntos en mi buzón de entrada y voy a ordenar los correos por adjuntos.

  • Busco el icono de administrar columnas

1.jpg

  • Incluyo la columna 'Adjuntos'

Limpiezacorreo 2.jpg

  • Ordeno los correos para que aparezcan primero los que tienen adjuntos.

Limpiezacorreo 3.jpg

Separar adjuntos

Mis correos seguirán estando accesibles remotamente, es decir, desde diferentes dispositivos (eso es el sentido de mantener tus correos en el servidor en vez de descargarlos localmente y ya eliminarlos desde el servidor), pero los adjuntos sólo serán accesibles desde el dispositivo donde los guardé localmente. El 'separar adjuntos' básicamente cambia el enlace del adjunto: antes estaba vinculado con un archivo guardado en el servidor y ahora lo vincula con el archivo local.

  • Abro un correo que tenga adjunto y me fijo en los adjuntos. Selecciono los que quiero 'des-adjuntar'

Limpiezacorreo 4.jpg

  • Hago clic derecho y escojo la opción "Separar adjuntos". Ojo, no es lo mismo que guardarlos simplemente.

Limpiezacorreo 5.jpg

  • Decido dónde quiero guardar el archivo. Si después cambio el archivo de lugar, el enlace entre Thunderbird y el archivo se romperá. Tendrás que buscarlo manualmente en tu navegador de archivos en ese caso.

Limpiezacorreo 6.jpg

  • Te aparecerá un aviso que el proceso es irreversible y si quieres continuar. Le decimos que 'sí'.

Limpiezacorreo 7.jpg

Archivar correo

Podemos archivar correos antiguos para quitarlos de la bandeja de entrada y del servidor. De esta forma tanto Thunderbird como otros clientes de correo se benefician del archivado y los servidores se mantienen más livianos también. El archivado de correos nos ayuda a todxs :)

Configurar el archivo local

Hay que crear el archivo local. Thunderbird de por sí permite archivar los correos, pero lo hace dentro de cada cuenta, es decir que el archivo queda asociado (sincronizado) a la cuenta y siguen ocupando espacio en el servidor.

Dentro de Thunderbird, en el panel de carpetas disponibles, buscar "Carpetas Locales" o "Local Folders". Dentro de esa carpeta, hacemos click derecho para abrir el menú y creamos una nueva carpeta "Archivo".

Crear carpeta.png

Luego, en el mismo panel, vamos a la carpeta de la cuenta que queremos archivar y abriendo el menú con click derecho, elegimos "Opciones".

Menu de opciones.png

Dentro de la ventana de opciones, buscamos "Copias y carpetas" y en la sección "Archivo de mensajes", modificamos las opciones para que diga "Mantener los archivos de mensajes en:" y "Otra", donde "Otra" es la carpeta que acabamos de crear en "Carpetas Locales".

Copias y carpetas.png

Usando el botón "Opciones de archivo..." para modificar la estructura del archivo. Con "Carpetas archivadas por año" y "Mantener la estructura..." logramos un efecto similar al de todos los años crear una carpeta llamada como el año actual y mover todos los correos dentro.

Opciones de archivo.png

Tip: Ya que estamos modificando esta ventana, podemos cambiar "Al enviar mensajes", "poner una copia en", "Bandeja de entrada" y "Dejar las respuestas en la carpeta del mensaje al que se está respondiendo". Esto hace que todos los correos que enviamos y respondemos queden junto a los correos que recibimos, de forma que nos facilita seguir el hilo de un intercambio.


Archivar manualmente

Ahora que creamos la carpeta de archivo local podemos probar el archivado volviendo a la bandeja de entrada. Al seleccionar varios correos, Thunderbird ofrece archivarlos.

Archivar.png

¡Archivar automáticamente!

También podemos ahorrarnos el rato y usar un complemento de Thunderbird que archive los correos por nosotrxs. Esto solo reemplaza el paso de seleccionar y archivar manualmente, todavía tenemos que crear y configurar las carpetas por nuestro lado.

En el menú "Herramientas" buscamos la opción "Complementos". Entramos a una sección donde podemos ver los que tenemos instalados, además de buscar e instalar nuevos. Thunderbird se encargará de mantenerlos actualizados.

En el buscador de arriba a la derecha, buscamos "AutoArchiveReloaded". Este complemento se encargará de detectar correos antiguos y archivarlos donde corresponda. Una vez que lo configuramos, ya nos podemos olvidar y dejarlo actuar por su cuenta.

La instalación nos va a pedir reiniciar Thunderbird.

Una vez reiniciado Thunderbird, podemos cerrar el panel de complementos.

Volvemos a las opciones de la cuenta, esta vez a "Configuración de autoarchivado". Una vez aquí podemos configurar a partir de cuántos días de antigüedad queremos que se auto-archiven los correos, por ejemplo, luego de 30 días.

Configuracion de autoarchivado.png

Una vez hecha esta configuración, podemos esperar hasta que el complemento actúe por su cuenta o probarlo manualmente, yendo al menú "Herramientas" y activando el ítem "Autoarchivar ahora...".

Probar auto archivado.png


Archivos compartidos en vez de adjuntos en correos

Es más fácil que se extravíen los archivos en el correo. El correo no está pensado para gestionar archivos: son difícil de encontrar después, no se pueden organizar, a veces colapsa tu cliente de correo o el de las personas receptoras.

Podemos habitar 'Cultivo', la plataforma Categoría:Nextcloud de archivos y carpetas compartidas. Podemos configurar un complemento de Thunderbird para que, cuando un adjunto es superior a, ponle que 1 o 2mb, se suba directamente a Nextcloud y así no se queda guardado en el correo.

Ojo, eso no significa que no hagas limpieza y tomes consciencia de la cantidad de archivos que hay en Nextcloud. De todas maneras, aconsejamos que primero se fijen qué tan grande son los archivos, si se puede optimizar el tamaño (muchas veces enviamos imágenes de 3-5mb cuando en realidad solo las queremos en una resolución menor que no tiene que ocupar más de 300-500kb; es decir, podemos reducir por 10 su tamaño), y si hace falta enviarlos todos (¿esa imagen borrosa o (casi) repetida es relevante? ¿no está el link de ese pdf disponible en internet ya?).

Para ello, vamos a primero instalar el complemento Nextcloud-Filelink. Descargamos el archivo y después, desde Thunderbird, vamos a 'Configuración' (ese icono de tres líneas paralelas horizontales) » Complementos. A la izquierda de la barra de búsqueda te sale un icono de un engranaje. Ahí esta la opción de 'instalar complemento desde un archivo'. Seleccionamos el archivo que descargamos del enlace y seguimos los pasos de instalación. Te va a pedir que reinicies Thunderbird.

Para configurar el complemento, vamos a Editar (en el menú superior) » Preferencias » Adjuntos » Saliente » Añadir.

Vamos a añadir tu cuenta de cultivo/nextcloud. En el desplegable, escogemos 'Nextcloud' como servicio de almacenamiento. Los parámetros son:

  • Proveedor: Kéfir
  • URL del servidor: https://cultivo.kefir.red
  • Puerto: 443
  • Nombre de usuario: tu correo de Kéfir (por ejemplo 'pimiento@kefir.red).
  • Ruta de almacenamiento en ownCloud: el nombre de la carpeta que quieras; tienes que crearlo desde cultivo.kefir.red.
  • Contraseña para archivos cargados: si quieres que haya una contraseña de acceso para que las personas recipientes vean los archivos, coloca una aca. Si lo dejas en blanco, no tendrá contraseña de acceso. Recuerda, si usas contraseña, tienes que indicarla a la otra persona.

Te va a aparecer un aviso preguntándote por tu contraseña de acceso a Cultivo/Nextcloud puedes decidir recordarla en el gestor de llaves de Thunderbird (recomendamos que si guardas las contraseñas en Thunderbird en tu cuenta, tengas contraseña de acceso a tu computadora, que cierre sesión después de X tiempo de inactividad y, idealmente, cifres tu disco duro interno).

Puedes escoger a partir de qué tamaño de adjunto te envía el archivo a Cultivo. Nosotrxs lo tenemos configurado en 1mb.

La próxima vez que redactes un correo, al agregar un adjunto superior al límite que estableciste en preferencias, te va a salir un aviso abajo invitándote a enlazar el archivo. Según el tamaño del adjunto, esperarás más o menos y finalmente te incluirá en el cuerpo del correo un enlace compartido.

Si quieres enviar un archivo grande (superior a 10mb), recomendamos que entres en cultivo.kefir.red y lo subas a través del navegador.

Recuerda hacer limpieza de tu carpeta de adjuntos en Nextcloud de vez en cuando ;)