Acciones

Diferencia entre revisiones de «Limpieza de correo»

De wiki

 
Línea 113: Línea 113:
 
Por último, si seleccionas uno o varios correos y pulsas la tecla 'A', también los archivará a la carpeta local que configuraste anteriormente.
 
Por último, si seleccionas uno o varios correos y pulsas la tecla 'A', también los archivará a la carpeta local que configuraste anteriormente.
  
=== ¡Archivar automáticamente! ===
+
Puedes fijarte en la columna de fecha y seleccionar tus correos a partir de x fecha atrás para archivar. Si seleccionas muchos correos a la vez, va a demorar un tiempo en archivar todo. **No cierres Thunderbird en mitad del proceso** por lo que recomendamos que **archives tu correo cuando tengas pensado dejar tu computadora funcionando un rato**. También recomendamos que estés conectade a una conexión WIFI o por cable (no por datos celulares) y con una conexión relativamente estable para hacer este proceso.
 
 
También podemos ahorrarnos el rato y usar un complemento de Thunderbird que archive los correos por nosotrxs. Esto sólo reemplaza el paso de seleccionar y archivar manualmente, el paso anterior de crear la carpeta local y configurar las opciones de archivado sigue siendo algo que tenemos que hacer nosotres ;)
 
 
 
* Abrimos el enlace [https://addons.thunderbird.net/es/thunderbird/addon/autoarchivereloaded/ https://addons.thunderbird.net/es/thunderbird/addon/autoarchivereloaded/] en un navegador web y hacemos clic en 'descargar'. Guardamos el archivo en nuestra carpeta de Descargas. En general, recomendamos a les habitantes que sólo descargen archivos de lugares de un cierto grado de confianza. En este caso, vemos que estamos en el sitio oficial de Thunderbird (nos fijamos en la URL y también podemos ver el certificado de seguridad del sitio haciendo clic sobre el candado que aparece en la barra de direcciones URL). Otro criterio es quiénes recomiendan descargar tal o cual cosa. En este caso, estamos recomendando esta herramienta en el portal de documentación de Kéfir :)
 
 
 
* Volvemos a nuestro Thunderbird y en el menú superior, seleccionamos "Herramientas" (Tools) » "Complementos" (Add-ons) » y en la zona izquierda vamos a la pestaña "Extensiones". A la izquierda de la barra de búsqueda, hay un icono de un engranaje, le hacemos clic y buscamos la opción de instalar un complemento desde un archivo. Seleccionamos el archivo que descargamos que tiene que aparecer con una extensión '.xpi'.
 
 
 
* Nos aparecerá una ventana. Esperamos unos segundos y nos dará la opción de instalar el complemento. También nos pedirá reiniciar Thunderbird.
 
 
 
* Una vez reiniciado Thunderbird, podemos cerrar el panel de complementos (fíjate que en la parte superior, debajo del menú superior, aparecenn una serie de pestañas; cerramos la pestaña que dice complementos)
 
 
 
* Volvemos a las opciones de la cuenta (haciendo clic derecho sobre el nombre de la cuenta de correo en el listado de carpetas a la izquierda). El complemento que instalamos agregó una opción nueva: "Configuración de autoarchivado". Aquí determinamos cómo va a archivar automáticamente. Por ejemplo, que archive correos de más de 90 días (3 meses) de antigüedad. Estas opciones dependen de ti. No hay una fórmula para todes.
 
 
 
* Una vez hecha esta configuración, podemos pedir que haga un primer archivado siguiendo los criterios que escogiste y después dejar que lo haga por su cuenta de aquñí en adelante. Para esta primera prueba, vamos al menú superior » Herramientas » Autoarchivar ahora...
 
 
 
[[Archivo:Probar_auto_archivado.png]]
 
  
  

Revisión actual del 00:16 12 mar 2019


Muchas veces acumulamos correos electrónicos viejos con la esperanza de necesitarlos alguna vez. Sin embargo, al permanecer en la bandeja de entrada, vuelven lo más actual difícil de encontrar, el cliente de correo se vuelve lento y pesado... es como tener el escritorio lleno de papeles y papelitos.

Los archivos ocupan lugar físico en esas computadoras-servidorxs ronreantes 24/7. Están constantemente gastando electricidad y, por ende, generando una huella en nuestra tierra, perpetuando un sistema de explotación y expolio de territorios y muchas otras dinámicas extractistas de consumo capitalista.

En este artículo rescatamos algunos métodos para desarrollar nuestra permacultura digital: aprovechar los recursos que tenemos de una manera más despierta y sensible.

Hay varias vías que no son excluyentes:

  • Primero, al igual que una limpieza de casa, quizás haya por ahí cosas que ya mejor tirar. Lo que ya no vas a necesitar más, sácalas de encima. También recuerda vaciar tu papelera ;)
  • Segundo, si lo sigues necesitando o piensas que lo vas a necesitar en el futuro, ¿vas a querer acceder a él en diferentes dispositivos? ¿por tus protocolos de cuidados digitales, es mejor que no lo tengas guardado en tu dispositivo? Entonces lo necesitas guardar en lx servidorx. En caso contrario, lo puedes guardar localmente en tu computadora.
  • En este último panorama, ¿quieres guardar sólo el adjunto y mantener un registro del correo -generalmente los correos en si, al menos que tengan imágenes emebedidas con HTML- son livianos; lo que pesan son los adjuntos. En este caso vamos a separar adjuntos
  • ¿O quieres guardar el correo y el adjunto y ya sacarlo totalmente de lx servidorx? En este caso vamos a archivar
  • Por último, de cara al futuro, podemos habitar 'Cultivo', la plataforma Categoría:Nextcloud de archivos y carpetas compartidas. Podemos configurar un complemento de Thunderbird para que, cuando un adjunto es superior a, ponle que 1 o 2mb, se suba directamente a Nextcloud y así no se queda guardado en el correo. Suele ser más fácil gestionar nuestros archivos desde Nextcloud que desde el buzón de entrada. Ojo, eso no significa que no hagas limpieza y tomes consciencia de la cantidad de archivos que hay en Nextcloud. Lee más em "Archivos compratidos en vez de adjuntos en correos"

Vaciar papelera

En tu listado de carpetas, generalmente en la barra lateral izquierda, aparece una papelera (quizás se llame 'trash'). Si hacemos clic derecho sobre ella, nos dará la opción de vaciarla.

Puedo pedir que vacíe automáticamente mi papelera cada vez que cierre Thunderbird desde las opciones de mi cuenta de correo (haciendo clic derecho sobre el nombre de la cuenta de correo » opciones » opciones de servidor » almacenamiento de mensajes » vaciar papelera al cerrar Thunderbird).


¿Cuántos adjuntos tengo?

Desde Thunderbird, voy a incluir -si no está aún- la columna de adjuntos en mi buzón de entrada y voy a ordenar los correos por adjuntos.

  • Busco el icono de administrar columnas

1.jpg

  • Incluyo la columna 'Adjuntos'

Limpiezacorreo 2.jpg

  • Ordeno los correos para que aparezcan primero los que tienen adjuntos.

Limpiezacorreo 3.jpg

Separar adjuntos

Mis correos seguirán estando accesibles remotamente, es decir, desde diferentes dispositivos (eso es el sentido de mantener tus correos en el servidor en vez de descargarlos localmente y ya eliminarlos desde el servidor), pero los adjuntos sólo serán accesibles desde el dispositivo donde los guardé localmente. El 'separar adjuntos' básicamente cambia el enlace del adjunto: antes estaba vinculado con un archivo guardado en lx servidorx y ahora lo vincula con el archivo local (una especie de enlace directo a un lugar en mi computadora).

  • Abro un correo que tenga adjunto y me fijo en los adjuntos. Selecciono los que quiero 'des-adjuntar'

Limpiezacorreo 4.jpg

  • Hago clic derecho y escojo la opción "Separar adjuntos". Ojo, no es lo mismo que guardarlos simplemente.

Limpiezacorreo 5.jpg

  • Decido dónde quiero guardar el archivo. Si después cambio el archivo de lugar, el enlace entre Thunderbird y el archivo se romperá. Tendrás que buscarlo manualmente en tu navegador de archivos en ese caso.

Limpiezacorreo 6.jpg

  • Te aparecerá un aviso que el proceso es irreversible y si quieres continuar. Le decimos que 'sí'.

Limpiezacorreo 7.jpg

Archivar localmente

Cada vez que consulto mi correo, estoy haciendo consultas a lx servidorx de correo. Cuanto más correo tengo, más lenta es la consulta porque demanda más recursos al servidorx de correo y, en general, es un proceso más pesado. Es como las personas, que cuantos más años vividos, más memorias, a veces les cuesta más recordar algunas cosas.

Entonces archivar correo, que básicamente significa organizar nuestro correo viejo en carpetas, nos ayuda a que sea más liviano, tanto para ti como para toda la isla Kéfir :)

Y si, además, archivamos estos correos en carpetas locales, es decir, que están en nuestras computadoras, entonces ya vamos aligerando el espacio que ocupamos en la infraestructura de Kéfir y así consumimos menos recursos y hay espacio para todes.

Vamos a aprender a hacer ambas cosas ahora.

Carpetas locales

Generalmente, nuestro correo se sincroniza con la isla Kéfir para que podamos consultarla desde diferentes computadoras y dispositivos como celulares, tablets, etc. Así que, si borramos algo en el servidorx, se borra en nuestro programa/cliente de correo y viceversa.

Pero en nuestro Thunderbird, cliente de correo que recomendamos a les habitantes, podemos crear también carpetas locales. Las carpetas locales son carpetas que están en nuestras computadoras y no están en lx servidorx (eso serían carpetas remotas).

De esta manera, podemos ir guardando nuestro correo más viejo como archivo personal y, a la vez, mantener nuestra correspondencia actual disponible en diferentes lugares.

Crear carpetas locales

  • Abrimos Thunderbird
  • Buscamos el panel lateral izquierdo donde está el listado de nuestras carpetas dentro de cada una de nuestras cuentas de correo
  • Hacemos clic derecho sobre el nombre de la cuenta de correo donde queremos hacer este proceso y buscamos la opción 'Crear nueva carpeta'
  • Escogemos un nombre indicativo que vayamos a reconocer después como 'Correo viejo' o 'Baúl de la memoria' y lo guardamos como subcarpeta de 'Carpetas locales/Local folders'.

Crear carpeta.png

  • Esta carpeta local la vamos a encontrar al final de nuestro listado, después de todas nuestras cuentas de correos. Haz scroll hacia abajo si tienes varias cuentas agregadas hasta encontrarla.


Archivar correo

  • De nuevo, hacemos clic derecho sobre el nombre de la cuenta de correo donde queremos hacer este proceso de archivar nuestro correo viejo en nuestra computadora y seleccionamos "Opciones"/"Settings".

Menu de opciones.png

  • Dentro de la ventana de opciones, buscamos "Copias y carpetas" y en la sección "Archivo de mensajes" seleccionamos "Otra"/"Other" y buscamos la carpeta que creamos bajo 'Carpetas locales' » 'Nombre de mi carpeta'.
  • Ahora vamos a "Opciones de archivo..." para modificar la estructura del archivo. Vamos a decirle que guarde los mensajes por año y que mantenga la estructura de carpetas.

Opciones de archivo.png

Tip: Ya que estamos modificando esta ventana, podemos cambiar "Al enviar mensajes", "poner una copia en", "Bandeja de entrada" y "Dejar las respuestas en la carpeta del mensaje al que se está respondiendo". Esto hace que todos los correos que enviamos y respondemos queden junto a los correos que recibimos, de forma que nos facilita seguir el hilo de un intercambio.


Pasar archivo

Quizás Thunderbird ya nos pidió archivar correo. En caso afirmativo, buscamos esa carpeta 'Archives' y copiamos (seleccionando y arrastrando), una subcarpeta a la vez, a nuestra carpetal local para no sobrecargar. Cuando hayamos confirmado que se haya pasado todo, podemos borrar las carpetas originales donde estaba archivando Thunderbird nuestro correo inicialmente ya que ahora la pasamos a nuestra carpeta local y va a archivar allá. De nuevo vamos haciendo el proceso carpeta por carpeta.


Archivar a mano

Al seleccionar varios correos, Thunderbird ofrece archivarlos.

Archivar.png

A la hora de abrir un correo, aparecerá esa opción como botón en la zona superior. Y, si selecciono varios correos y hago clic derecho, también me aparecerá la opción de archivar.

Por último, si seleccionas uno o varios correos y pulsas la tecla 'A', también los archivará a la carpeta local que configuraste anteriormente.

Puedes fijarte en la columna de fecha y seleccionar tus correos a partir de x fecha atrás para archivar. Si seleccionas muchos correos a la vez, va a demorar un tiempo en archivar todo. **No cierres Thunderbird en mitad del proceso** por lo que recomendamos que **archives tu correo cuando tengas pensado dejar tu computadora funcionando un rato**. También recomendamos que estés conectade a una conexión WIFI o por cable (no por datos celulares) y con una conexión relativamente estable para hacer este proceso.


Archivos compartidos en vez de adjuntos en correos

Es más fácil que se extravíen los archivos en el correo. El correo no está pensado para gestionar archivos: son difícil de encontrar después, no se pueden organizar, a veces colapsa tu cliente de correo o el de las personas receptoras.

Podemos habitar 'Cultivo', la plataforma Categoría:Nextcloud de archivos y carpetas compartidas. Podemos configurar un complemento de Thunderbird para que, cuando un adjunto es superior a, ponle que 1 o 2mb, se suba directamente a Nextcloud y así no se queda guardado en el correo.

Ojo, eso no significa que no hagas limpieza y tomes consciencia de la cantidad de archivos que hay en Nextcloud. De todas maneras, aconsejamos que primero se fijen qué tan grande son los archivos, si se puede optimizar el tamaño (muchas veces enviamos imágenes de 3-5mb cuando en realidad solo las queremos en una resolución menor que no tiene que ocupar más de 300-500kb; es decir, podemos reducir por 10 su tamaño), y si hace falta enviarlos todos (¿esa imagen borrosa o (casi) repetida es relevante? ¿no está el link de ese pdf disponible en internet ya?).

Para ello, vamos a primero instalar el complemento Nextcloud-Filelink. Descargamos el archivo y después, desde Thunderbird, vamos a 'Configuración' (ese icono de tres líneas paralelas horizontales) » Complementos. A la izquierda de la barra de búsqueda te sale un icono de un engranaje. Ahí esta la opción de 'instalar complemento desde un archivo'. Seleccionamos el archivo que descargamos del enlace y seguimos los pasos de instalación. Te va a pedir que reinicies Thunderbird.

Para configurar el complemento, vamos a Editar (en el menú superior) » Preferencias » Adjuntos » Saliente » Añadir.

Vamos a añadir tu cuenta de cultivo/nextcloud. En el desplegable, escogemos 'Nextcloud' como servicio de almacenamiento. Los parámetros son:

  • Proveedor: Kéfir
  • URL del servidor: https://cultivo.kefir.red
  • Puerto: 443
  • Nombre de usuario: tu correo de Kéfir (por ejemplo 'pimiento@kefir.red).
  • Ruta de almacenamiento en ownCloud: el nombre de la carpeta que quieras; tienes que crearlo desde cultivo.kefir.red.
  • Contraseña para archivos cargados: si quieres que haya una contraseña de acceso para que las personas recipientes vean los archivos, coloca una aca. Si lo dejas en blanco, no tendrá contraseña de acceso. Recuerda, si usas contraseña, tienes que indicarla a la otra persona.

Te va a aparecer un aviso preguntándote por tu contraseña de acceso a Cultivo/Nextcloud puedes decidir recordarla en el gestor de llaves de Thunderbird (recomendamos que si guardas las contraseñas en Thunderbird en tu cuenta, tengas contraseña de acceso a tu computadora, que cierre sesión después de X tiempo de inactividad y, idealmente, cifres tu disco duro interno).

Puedes escoger a partir de qué tamaño de adjunto te envía el archivo a Cultivo. Nosotrxs lo tenemos configurado en 1mb.

La próxima vez que redactes un correo, al agregar un adjunto superior al límite que estableciste en preferencias, te va a salir un aviso abajo invitándote a enlazar el archivo. Según el tamaño del adjunto, esperarás más o menos y finalmente te incluirá en el cuerpo del correo un enlace compartido.

Si quieres enviar un archivo grande (superior a 10mb), recomendamos que entres en cultivo.kefir.red y lo subas a través del navegador.

Recuerda hacer limpieza de tu carpeta de adjuntos en Nextcloud de vez en cuando ;)