Kanboard

Qué es Kanboard

Kanboard es un software libre de gestión de proyectos que se centra en la metodología Kanban. Su principal desarrollador es fguillot, un desarrollador erradicado en Montreal. También ha contado con más de 100 colaboradorxs.

El proyecto se financia a través de donaciones y servicios especializados (hosting, desarrollo personalizado).

Esquema

• Proyecto
• Tableros (boards)
• Calles/Filas (swimlanes)
• Columnas
• Tareas

Navegación

Panel de administración (dashboard)

Al entrar en Kanboard, lo primero que ves es tu panel de administración. Desde aquí podrás ver un resumen de tus proyectos, tareas, subtareas, calendario, flujo de actividad y notificaciones, además de crear nuevos proyectos.

Visualización

Los proyectos se pueden visualizar de diferentes maneras. Puedes modificar el modo estando dentro del proyecto y haciendo clic a las opciones en el menú superior.

Tablero

• Prioriza visualmente las fases del proceso
• Atajo 'v' + 'b' para cambiar a este modo de visualización
• Puedes arrastrar y soltar tareas entre columnas

Calendario

• Prioriza visualmente fechas
• Atajo 'v' + 'c' para cambiar a este modo de visualización
• Puedes ver un calendario general con todos tus proyectos (desde el panel de administración) o específicamente por proyecto (desde el proyecto escoges el modo de visualización calendario)
• Las tareas se pueden cambiar de lugar en función de su fecha de entrega

Lista

• Prioriza visualmente ver todas las tareas rápidamente
• Atajo 'v' + 'l' para cambiar a este modo de visualización

Gantt

• Prioriza visualmente ver avance de las tareas en un marco temporal
• Atajo 'v' + 'g' para cambiar a este modo de visualización
• Sólo lo pueden ver lxs manageres del proyecto y lxs administradorxs de la plataforma
• Puedes ver la gráfica gantt de todos tus proyectos juntos o de uno específico
• Cuando estás en la visualización gantt por proyecto, el % de avance de las tareas se calculan a partir de la columna en la que están
• Puedes modificar las fechas de las tareas colocando el cursor sobre el principio o fin del bloque y jalando
• Las tareas que no tienen fechas asignadas aparecen como negras
• Colocando el cursor sobre el bloque puedes ver más info sobre la tarea

Filtros

Puedes filtrar tareas por muchos parámetros:

• tus tareas
• tus tareas a entregar ese mismo día o mañana
• tareas en general que hay que entregar ese mismo día o mañana
• tareas cerradas/abiertas
• tareas sin asignar
• tareas sin categoría
• filtros personalizados (se configuran en las preferencias del proyecto): fíjate en la sintáxis de búsqueda

Resumen

• Prioriza visualmente detalles del proyecto: descripción, adjuntos, integrantes, últimas actividades.

Compacta/Expandida

Tareas

En el tablero puedes decidir si ver más o menos información en cada tarjeta. Puedes usar el atajo 's' o la opción en las preferencias para pasar de visualización compacta a expandida y viceversa.

Columnas

Si tu proyecto tiene muchas columnas y/o nombres muy largos de fases, puedes compactarlas a través de la opción "compactar vista" del menú. También puedes usar el atajo 'c'.

Otra manera de compactar las columnas es ocultando sus contenidos. Para ello, busca la flecha a la derecha del nombre de la columna y escoge la opción "ocultar esta columna". Para volver a visiblizar la columna, dale clic al signo '+'.

Proyectos

Tipos

• Privados: sólo para ti.
• Equipo: gestionada entre diferentes habitantes (usuarixs) y grupos. Sólo lxs administradorxs (de toda la plataforma o de un proyecto determinado) tienen permisos para crear este tipo de proyectos.

Puedes cambiar de un tipo de proyecto a otro posteriormente desde la edición del proyecto.

Crear proyecto

Desde el panel de administración puedes crear nuevos proyectos. Si tienes permisos para ello, aparte de proyectos privados, podrás crear proyectos de equipo.

Tendrás que asignarle un nombre al proyecto y puedes duplicar elementos (columnas, filas, permisos, acciones y tareas) de otros de tus proyectos.

Editar proyecto

Puedes modificar el título, descripción y otros aspectos generales del proyecto, estando dentro del proyecto y picándole a "menú" »» "preferencias" »» "modificar el proyecto".

Borrar proyecto

En preferencias de menú encontrarás abajo del todo la opción de eliminar el proyecto.

Dar acceso público

Podrás compartir tu proyecto Kanboard a través de un enlace público, lo que permitirá que otras personas puedan verlo sin modificarlo. Además, generará un canal que permita suscripción de las novedades del proyecto en formato texto (RSS) y calendario (iCal).

Acciones automáticas

Puedes automatizar aspectos del proyecto como:

• asignar colores a determinadas categorías, integrantes o fases
• cambiar persona asignada según en qué fase está
• mover o duplicar la tarea a otro proyecto

etc.

Calles (swimlanes)

Puedes crear diferentes vías en el proyecto acorde a ejes, temáticas, productos, etc. Desde las "preferencias" en el menú del proyecto verás la opción de "Calles" desde donde podrás crear y gestionar las diferentes separaciones horizontales.

Analíticas

Repartición de usuarixs

Cuántas tareas se asignan por integrante del proyecto.

Distribución de tareas

Cómo se distribuyen las tareas por fases del proyecto.

Diagrama de flujo acumulativo

Cuántas tareas se acumulan en cada columna por día.

Trabajo pendiente

Te muestra cómo va avanzando las tareas por fechas. Permite visualizar entender a qué ritmo trabaja el equipo.

Tiempo medio en cada columna

Tiempo promedio que duran las tareas en cada columna.

Tiempo estimado vs. real

Permite comparar el promedio de tiempo de real de ejecución de una tarea (cycle time) vs. tiempo desde su creación hasta que se entrega (lead time). Las tareas en curso se promedian tomando la fecha actual en vez de fecha de finalización.

Roles y permisos

A nivel de plataforma

Lxs administradorxs pueden modificar estas opciones en el menú deplegable en la esquina superior derecha al lado del círculo colorado con la inicial del avatar. La opción específicamente es "administración de usuarixs" »» clic sobre usuarix »» modificar perfil.

• administradora: acceso a todo
• manager: puede crear proyectos de equipo, pero no puede cambiar configuraciones de toda la plataforma
• usuarix': sólo puede crear proyectos privados y gestionar proyectos de los que forma parte

A nivel de proyecto

Lxs administradorxs de la plataforma y/o de un proyecto determinado pueden ir al menú del proyecto »» preferencias »» permisos. Ahí puedes cambiar el rol de las personas integrantes, agregar nuevos grupos y/o usuarixs y asignarles permisos.

• manager: puede cambiar configuraciones del proyecto y acceder a la gráfica gantt y reportes de analíticas
• miembrx: puede crear tareas y utilizar el tablero
• espectadorx: sólo puede leer el tablero y las tareas

Tareas

Crear tareas

Puedes crear tareas de varias maneras:

• haciendo clic sobre el signo + al lado del nombre de columna
• desde el menú del proyecto

Al crear una nueva tarea, te pedirá rellenar los siguientes parámetros:

• título
• descripción
• etiquetas: palabras clave que se pueden agregar desde las preferencias del proyecto
• crear después otra tarea
• color: de la tarjeta
• responsable: persona principalmente responsable
• categoría: se pueden agregar (máx 1) desde las preferencias del proyecto
• columna: en qué fase está
• prioridad
• complejidad: dificultad de tarea
• referencia: por si quisieras asignarle un indicador procedente de otra plataforma/sistema
• estimación original: cálculo exploratorio del tiempo a invertir
• tiempo transcurrido: tiempo invertido en la tarea
• fecha de inicio
• fecha límite las tareas que superen la fecha límite se delinean de rojo

Cerrar tarea

• haz clic en la flecha a la izquierda del nombre de la tarea y escoge la opción pertinente
• editando la tarea, aparece la opción de cerrarla también

Duplicar tarea

desde preferencias

Agregar capturas de pantalla

también desde preferencias del menú del proyecto puedes ver esta opción

Subtareas

Pueden tener 3 estatus. todo, en curso, terminado

Repetición

Si editas la tarea verás que puedas establecer ciclos de repetición basadas en cómo pasa de fase la tarea o se finaliza

Etiquetas (tags)

Se pueden asignar a nivel de toda la plataforma o proyecto y sirven para crear filtros de búsqueda más detallados

Habitantes (usuarixs) y grupos

• Lxs habitantes son creados por lxs administradorxs en las opciones de la plataforma (aparecen al lado del gravatar en la esquina superior derecha de la ventana).
• Lxs habitantes pueden formar parte de grupos
• Lxs administradoras gestionan el grupo desde las opciones de la plataforma

Notificaciones y suscripciones

Suscribirte al RSS de un proyecto

Para recibir resumenes de texto de un proyecto de Kanboard:

• activa el acceso público del proyecto
• haz clic derecho sobre 'Fuentes RSS' y copia el enlace
• abre tu lector de RSS, por ejemplo, Thunderbird#Suscribirte a una fuente RSS y agrega la suscripción

Suscribirte al iCal de un proyecto

• activa el acceso público del proyecto
• haz clic derecho sobre 'Fuente iCal' y copia el enlace
• abre tu gestor de calendario, por ejemplo, Thunderbird#Sincroniza con iCal y agrega la sincronización de calendario

Menciones

• si @mencionas alguna integrante a través de un comentario o la descripción de la tarea, la persona será notificada

Configuración de notificaciones

Entrando en el menú desplegable al lado de tu gravatar en la esquina superior derecha, vamos a "perfil de usuarx" y a notificaciones.

Puedes decidir si recibir las notificaciones a tu correo o en el mismo panel de Kanboard a través del icono de la campana al lado del gravatar.

Niveles

Escogerás entre recibir notificaciones

• solamente creadas por ti y donde estés asignada como persona responsable
• solamente creadas por ti
• donde estés asignada como persona responsable
• de todas las tareas

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